Trucs & astuces

Pour connaître les règles qui encadrent les associations ayant leur siège en France (hors Alsace et Moselle), il faut se référer à la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association. Ce texte n'impose pas l'ouverture d'un compte bancaire dédié au fonctionnement de l'association comme obligation légale. Les membres sont donc libres de choisir s'ils souhaitent en ouvrir un ou non. 

En revanche, il est important de savoir que seule une association déclarée en préfecture a la capacité juridique et donc la possibilité d'ouvrir un compte. Déclarée, l'association devient une personne morale à part entière, distincte de ses membres, avec son propre patrimoine. A l'inverse, une association non déclarée, aussi appelée « association de fait », ne peut pas conclure de contrat en son nom (ouverture d'un compte, prêt, bail...), accepter des libéralités ou des cotisations, ou encore agir en justice. Ce type d'association est légal, mais n'étant pas une personne morale, tous ses actes sont réputés faits par ses membres, qui sont alors personnellement responsables des dettes.

Comparatif des meilleures banques pro pour les associations : à quoi ça sert ? 

Vous gérez une association et cherchez à ouvrir un compte bancaire ? Les offres sur le marché se multiplient, en particulier depuis l'apparition des banques en ligne et des néo-banques. Il n'est donc pas toujours facile de trouver une offre qui vous convienne et de comprendre les frais bancaires afférents. Les associations ont des besoins très particuliers et ont souvent du mal à trouver une banque qui les acceptent. Comparer les offres en ligne peut donc être un moyen de trouver facilement une banque pour association. 

- Devez-vous obligatoirement ouvrir un compte bancaire association ? 
- Quelles sont les meilleures banques association ? 
- Banque en ligne ou banque traditionnelle ? 
Vous pouvez donc trouver toutes les réponses à vos questions sur comparatif des meilleures banques pour les associations.

Est-ce obligatoire d’ouvrir un compte bancaire pour une association ? 

Les associations ne sont pas obligées d’ouvrir un compte bancaire spécifique pour leur activité. Ni la loi 1901 définissant leurs statuts ni aucune autre loi ultérieure ne les contraignent. Cependant, certaines catégories d’association doivent tenir une comptabilité très stricte (tenue des livres, enregistrement des mouvements dans un registre etc.). Un compte bancaire associatif dédié est alors être un avantage de taille quant à la tenue de votre comptabilité. Si la création d'un compte association n'est pas obligatoire, elle reste fortement conseillée, notamment pour des questions de gestion financière !

Banque pour association : comment déterminer ses besoins ? 

Si la création d’un compte dédié pour une association n’est pas obligatoire en tant que tel, ouvrir un compte spécifique comporte bien des avantages. Cela vous permettra en effet de séparer vos opérations bancaires personnelles et associatives. Ce qui, en cas de contrôle fiscal, sera un atout non négligeable. Vous aurez ainsi plus de facilité à gérer votre trésorerie. Le cas échéant, vous pourrez également nommer un ou plusieurs membres du bureau de votre association (trésorier, président ou secrétaire) comme mandataire ou co-titulaire de votre compte. Ils n’auront alors pas accès à vos propres comptes. Autre avantage de taille, vous aurez ainsi des moyens de paiement réservés à votre association loi 1901 (carte bancaire ou chéquier), ce qui facilitera la gestion de vos dépenses et vous évitera de faire des notes de frais à tout va. De plus, vos adhérents pourront vous verser vos cotisations plus simplement grâce à votre IBAN dédié. Si vous demandez des subventions ou des aides de l’Etat, un compte dédié sera alors nécessaire pour recevoir les fonds. Autre avantage financier, vous pourrez recevoir des intérêts sur vos différents placements (livret A etc.).

Pourquoi choisir une banque pro en ligne association ? 

Concernant les offres bancaires, il existe deux principaux acteurs sur le marché : les banques traditionnelles et les banques en ligne. Vous pouvez donc librement opter pour l'un ou pour l'autre. En effet, chacun comporte des avantages et inconvénients spécifiques. Cependant, sachez généralement que les banques en ligne sont, dans la grande majorité des cas, moins coûteuses !

Banque association en ligne : les pour et les contre Avantages : 
• Tarifs très compétitifs ; 
• De nombreux partenariats avec des partenaires digitaux pour la comptabilité, l'expertise comptable ; 
• Service client très réactif ; 
• Interface ludique et facile à prendre en main ; 
• Ouverture de compte pro rapide. 

Inconvénients : 
• Offre de financement limitée pour les banques en ligne et non existante pour les néo-banques ; 
• Retraits limités ; 
• Nombre de virements et transferts gratuits limité ; 
• Pas de chéquier dans la plupart des cas. 

En résumé, les banques en ligne proposent des prix attractifs pour les associations. Les principaux avantages des banques en ligne sont l'ouverture de compte bancaire rapide et facile !

Banque traditionnelle : les pour et les contre 

Avantages : 
• Réseau d'agence dense qui permet une relation personnelle avec son banquier ; 
• De nombreux produits complémentaires proposés : assurance, épargne, financement court terme et moyen terme ; 
• Exhaustivité de moyens de paiement et d'encaissement mis à disposition. 

Inconvénients : 
• Service client qui laisse souvent à désirer ; 
• Tarifs peu compétitifs, peu lisibles et de nombreux frais cachés ; 
• Forte incitation commerciale du service client avec pour conséquence du démarchage parfois intempestif. 

En résumé, le principal avantage d'une banque traditionnelle est la proximité avec son banquier et ses facilités de financement (prêts bancaires). Cependant, les délais pour ouvrir un compte bancaire association peuvent être assez longs. De plus, les banques traditionnelles sont plus chères et n'acceptent pas systématiquement les associations. 

Comment ouvrir un compte bancaire association en ligne ? 

Ouvrir son compte bancaire est très simple et rapide, seules quelques pièces justificatives vous seront demandées : 
• procès verbal autorisant l’ouverture d’un compte bancaire ; 
• pièce d’identité des personnes devant gérer le compte (président ou trésorier par exemple) ; 
• une copie des statuts de l’association (loi 1901, association de consommateur, association sportive etc.) ;
• l’extrait du journal officiel paru au moment de la création de l’association ; 
• la copie de la déclaration d’association à la préfecture ; 
• justificatif de domicile du siège social de l’association. 

Ouvrir un compte chez une banque association est donc très simple ! Auprès des banques en ligne, les démarches sont gratuites !
N'oubliez pas, si vous n'êtes pas satisfait de votre banque, vous pouvez toujours en changer. 

Une banque association loi 1901 gratuite : est-ce que ça existe ? 
Il n'existe malheureusement pas de banque en ligne gratuite pour les associations. Vous pouvez cependant faire baisser le coût de votre ouverture de compte en passant par une banque en ligne. 
Ces banques sont en effet généralement beaucoup moins chère que les banques traditionnelles et vous permettent d'ouvrir un compte bancaire très rapidement. 

Nos 3 conseils pour choisir sa banque association 
• les banques en ligne présentent souvent des offres avantageuses pour les associations dont les prix sont très attractifs ; 
• faites attention aux frais cachés qui peuvent faire grimper le coût de votre banque association. A contrario, les banques en ligne sont davantage transparentes sur leurs tarifs ; 
• prenez le temps de comparer les offres des banques association. En effet, les prix peuvent varier du simple au triple et les banques sont souvent peu transparentes sur leurs frais bancaires. 

Vous pouvez utiliser un comparateur en ligne pour trouver la banque association la plus avantageuse !

L’historique d’une association, sa continuité, sa pérennité, dépend essentiellement de documents papiers qui demandent un endroit, un lieu de stockage, parfois difficile à trouver.

L’archivage numérique permet diminution drastique des supports physiques. Vous pouvez stocker vos documents sur votre PC, clé USB ou disque mobile par exemple.

Une bonne solution, c’est l’archivage numérique sécurisé : le coffre fort numérique.

Le coffre-fort numérique est un hébergement, qui peut être situé en France, et qui respecte la confidentialité de vos données personnelles.

Vous y déposez vos documents, ils y sont stockés en toute sécurité, d’accès facile, et partage sécurisé. Vous pouvez les ajouter facilement à partir de tous vos appareils (ordinateur, mobile et tablette), mais aussi en les scannant avec l’appareil photo de votre Smartphone. Une application sur votre Smartphone vous permet aussi d’accéder à votre archivage en toute circonstance.

Vous pouvez les organiser comme sur un PC en divers dossiers. Vous pouvez également vous connecter à de nombreux services : banque, assurance, etc.

Il existe des coffres-forts numériques français gratuits pour un stockage pouvant aller de 5 à 10 Giga-octets ; au-delà, le stockage devient payant.

Pour en savoir plus : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/comment-securiser-le

Vous souhaitez mettre en forme les documents de votre association ? Vous rêvez de simplicité dans le suivi de votre trésorerie ou la présentation de votre bilan annuel grâce à un tableur
performant ? Vous avez des présentations à faire pour des formations et voulez les rendre davantage « professionnelles » ?

En tant qu’association, accédez à ces solutions à prix réduit ou même « gratuitement ».
- Les licences accordées « gratuitement » ne sont autorisées que pour les employés rémunérés et les cadres dirigeants non rémunérés
- Les licences à prix réduit sont autorisées pour tout le personnel, y compris les bénévoles et le personnel temporaire de l’organisation.

Bien sûr il y a des critères d’accès :
L’association doit être à but non lucratif ou non gouvernementale ayant un statut juridique reconnu dans leur pays respectif.
La personne qui effectue l’inscription de l’association doit être un employé ou un bénévole ayant un rôle stratégique dans l’association (président, secrétaire, trésorier).

Cela vous intéresse ? Comment faire ? La procédure est simple :
Étape 1 : Inscription

→ Étape 2 : Éligibilité (7 à 10 jours) - effectué par Solidatech mandatée par Microsoft en France
→ Message « Bonne nouvelle ! Votre candidature aux subventions et remises destinées aux associations à but non lucratif de Microsoft a été approuvée »
→ Étape 3 : mise en œuvre et utilisation des licences

Voilà, vous savez presque tout. Avant de vous lancer, allez faire un petit tour sur le site Microsoft dédié (https://nonprofit.microsoft.com/fr-fr/getting-started) et faites votre choix
parmi les offres proposées.

 

Et n’oubliez pas la loi sur la « propriété intellectuelle ». L'utilisation d'un logiciel sans licence ou d'un pack office gratuit en entreprise est un délit passible de 3 ans d'emprisonnement
et de 300 000 € de dommages et intérêts. (Cf. articles L.335-3, L.122-4 et L.335-2 du code de la propriété intellectuelle)

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. 

La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Existence de l’association :

Les documents concernant la création de l’association doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

• Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)
• Récépissé de la déclaration
• Copie de la demande d’insertion au Journal officiel (témoin de parution)
• Extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
• Statuts modifiés par ordre chronologique
• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
• Liste des dirigeants successifs
• Liste des membres successifs par ordre chronologique

Fonctionnement de l’association :

Les documents relatifs au fonctionnement de l’association sont à conserver au minimum 5 ans :

• Convocation de l’assemblée générale
• Feuilles d’émargement, pouvoirs
• Procès-verbaux d’assemblée
• Bilan d’activités
• Rapports du commissaire aux comptes.

Documents financiers :

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : 

• Tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d’inventaire, livre du personnel),
• les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,
• les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).

Documents fiscaux :

Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Sources et compléments d’information :

https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html

https://www.associatheque.fr/fr/fonctionnement-association/index.html?amcpage=14

Avec la place grandissante du numérique et d’internet, les associations sont amenées à produire des images (photos ou vidéos) de leurs membres, leurs salariés, des bénévoles, leurs usagers ou encore des tierces personnes. Ces contenus peuvent également concerner des monuments ou ensembles architecturaux. Quels sont les droits et interdictions en la matière ? La communication des associations a évolué avec son époque : la multiplication des contenus et formats, l’essor des réseaux sociaux et l’omniprésence de l’image ont poussé à une production grandissante de photos et vidéos. Pourtant, ce foisonnement visuel ne doit pas faire oublier les fondamentaux du droit à l’image, particulièrement lorsqu’il s’agit du droit au respect de la vie privée des personnes.

Droit à l’image des personnes physiques 

À condition d’être identifiable, toute personne a droit au respect de son image et de l’utilisation qui en est faite au titre du droit au respect de sa vie privée. 
Code civil, art. 9 

Chacun peut donc s’opposer à la diffusion de son image s’il n’a pas donné son autorisation expresse. Ce n’est pas le cas si l’image ne représente qu’une partie du corps de la personne ne permettant pas son identification, ou si son visage est flouté. Le droit à contrôler l’utilisation de son image s’exerce partout, peu importe que l’on se retrouve dans un lieu privé ou public. 

BON A SAVOIR 

Les images d’événements d’actualité peuvent être utilisées sans autorisation de la ou des personnes pouvant y être identifiées et/ou reconnaissables, au nom du droit à l’information. CEDH, art. 10 

Il est également possible d’utiliser sans autorisation toute image captée dans un lieu public, lorsqu’elle n’est pas cadrée sur une personne identifiée. 
 

Le seul fait de filmer ou photographier une personne à son insu peut donner lieu à des sanctions pénales. Peu importe que l’image ainsi produite reste à l’usage interne de l’association et qu’elle ne soit pas reproduite ou diffusée. Dès lors, la personne dont l’image est captée doit donner son consentement avant même la prise de vue. Mais le consentement donné pour la prise de vues ne vaut pas accord pour la diffusion des images : l’autorisation doit viser les deux actions. 

Quel que soit le type de support (revue interne, prospectus, film documentaire, site internet, réseaux sociaux, etc.), la publication et la diffusion de l’image de personnes sous toutes ses formes sont strictement encadrées. Elles sont soumises à l’autorisation de la personne concernée ou de ses responsables légaux lorsqu’il s’agit de mineurs. 

Pour les majeurs protégés qui ne sont pas en état de prendre une décision éclairée, la personne chargée de sa protection doit saisir le juge des tutelles ou le conseil de famille pour obtenir l’autorisation. 

ATTENTION 

La diffusion monétisable de l’image d’un enfant de moins de 16 ans sur une plateforme de vidéos en ligne (YouTube, Instagram, TikTok, Twitch...) doit faire l’objet d’une déclaration spécifique de ses représentants légaux.  Loi n° 2020-1266 du 19 oct. 2020, JO du 20 

Est-il autorisé de photographier les bâtiments ? 

Les façades des immeubles : les juges considèrent que « le propriétaire d’un bien ne dispose pas de droit exclusif sur l’image de celui-ci ». 

Il ne peut donc pas s’opposer à ce qu’une personne photographie ou filme son bien et exploite son image, sauf s’il lui est causé un trouble anormal ou s’il subit une atteinte à sa vie privée. 

La « liberté de panorama » : depuis 2016, les personnes physiques peuvent se photographier devant des monuments placés en permanence sur la voie publique, à la condition que ces images soient utilisées dans un but non commercial. Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016, JO du 8, art. 39

ATTENTION 

L’utilisation de l’expression « personnes physiques » exclue les associations, personnes morales. 

Responsabilité de l’association 

Pour engager la responsabilité de l’association, la personne ayant réalisé et/ou utilisé les prises de vue, doit avoir agi dans le cadre de fonctions ou missions confiées par l’association, et pour le compte de cette dernière. Par ailleurs, la responsabilité personnelle des dirigeants peut être engagée, notamment en cas de fraude ou d’infraction commise sciemment. 

Si l’association utilise des contenus sans avoir obtenu les autorisations préalables des personnes concernées (prise de vue et utilisation), elle peut engager sa responsabilité : 

• Sur un plan civil : l’association peut être condamnée à réparer le dommage causé du fait de la publication ou de la diffusion, notamment en retirant les photos ou vidéos litigieuses et en versant des dommages et intérêts. 

• Sur un plan pénal : pour des photos ou vidéos prises ou diffusées sans le consentement de la personne se trouvant dans un lieu privé, l’association encourt 45 000 € d’amende, l’interdiction d’exercer l’activité au cours de laquelle l’infraction a été commise, l’affichage ou la diffusion de la décision prononcée ; le fait de publier le montage réalisé avec l’image d’une personne sans son consentement est puni jusqu’à 75 000 € d’amende s’il n’apparaît pas évident qu’il s’agit d’un montage ou s’il n’en est pas expressément fait mention. 

BON A SAVOIR 

Si la prise de vue a été accomplie « au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire », aucune infraction ne sera retenue.  C. Pénal, art. 226-1 

Obtenir une autorisation pour éviter les problèmes ! 

C’est à l’association utilisatrice de l’image de démontrer qu’elle a l’autorisation de l’intéressé. 

Afin d’éviter toute difficulté, elle a donc intérêt à obtenir le consentement écrit de la personne photographiée ou filmée, préalablement à la prise de vues et à l’utilisation de son image. 

ATTENTION 

L’autorisation doit établir clairement la durée d’utilisation de l’image, la nature des supports (web, presse, affiche, etc.), la finalité de cette utilisation (publicité, information, appel à dons, etc.), la gratuité (ou non) de cette utilisation, etc. Ces différentes conditions et limites doivent être respectées strictement. 

Droit à l’image : n’oubliez pas... 

Lors de votre publication, pensez à mentionner l’auteur des photos prises pour le compte de l’association, même si ce n’est pas un professionnel et même s’il n’est pas rémunéré !